Van Excel-werkboek naar een landelijke benchmark op maat

Van Excel-werkboek naar landelijke benchmark
Voor ARCAAS bouwden we de Nederlandse AI Governance Board Benchmark 2026: een anonieme vragenlijst die je in ongeveer acht minuten invult en die je meteen je eigen uitkomst teruggeeft. Geen Google Form, geen rapport dat weken later in je mailbox valt. Dit is hoe die applicatie in elkaar zit, en waar het echt lastig werd.

De benchmark staat live op benchmark.arcaas.nl.

De opdracht: een onderzoek dat meteen iets teruggeeft
Hein van den Steenhoven wilde weten hoe Nederlandse organisaties AI besturen. Niet of ze AI gebruiken — dat doen ze inmiddels bijna allemaal. Maar of iemand kan aanwijzen wáár het gebeurt, wie ervoor verantwoordelijk is en hoe er wordt bijgestuurd als het misgaat.

Het onderzoek is zijn initiatief en wordt uitgevoerd vanuit ARCAAS BV, het audit-, risk- en compliancekantoor in Leiden waarvoor we eerder al de website bouwden. Dit is een losstaande opdracht: een eigen applicatie op een eigen domein, met een eigen levensduur.

Voor zo'n onderzoek heb je respondenten nodig: bestuurders, commissarissen, auditors, risicomanagers. Precies de groep met de minste tijd. Dat legde de lat meteen hoog op drie punten.

De vragenlijst moest kort zijn, en aantoonbaar kort — een deelnemer die niet weet hoeveel er nog komt, haakt af. Hij moest volledig anoniem zijn, want niemand vult eerlijk in dat het toezicht op AI bij zijn organisatie niet geregeld is als zijn naam eronder staat. En hij moest iets teruggeven: een deelnemer die acht minuten investeert en vervolgens een bedankpagina krijgt, komt volgend jaar niet terug.

Dat laatste is waar de meeste onderzoekstools stoppen en waar deze begint.

De uitdaging: een vragenlijst is geen formulier
Een formulier verzamelt antwoorden. Een benchmark doet meer: hij weegt ze, telt ze op per onderwerp en zet er een uitkomst onder. Die weging is echte logica, en die logica kwam bij ons binnen in een Excel-bestand.

Dat is niet gek — het werkboek is het document waarin de onderzoeker denkt. Daar staan de vraagteksten, de antwoordopties en de codes waarmee die antwoorden later herkenbaar blijven. Maar in datzelfde bestand staat ook wat een antwoord waard is en bij welk onderwerp het hoort. En een Excel-bestand dat door meerdere handen gaat, verandert.

Dat gebeurde ook. Tussen twee versies van het werkboek werden de vragen herschreven na een gebruikerstest — korter, duidelijker, terecht. Alleen viel er in diezelfde ronde ook een kolom weg. Negen vragen verloren stilzwijgend hun niveau-aanduiding, en de kolom die vertelde bij welk domein een vraag hoorde, was verdwenen.

Zonder maatregel was dat een half gescoorde jaargang geworden. Niet met een foutmelding, maar met uitkomsten die er plausibel uitzien en het niet zijn. Dat is het vervelendste soort bug: hij valt pas op als de data al binnen is.

De oplossing: de betekenis van een antwoord hoort niet in een tekstdocument
We hebben het werkboek daarom kleiner gemaakt in plaats van slimmer.

Het werkboek draagt nog steeds de vraagteksten en de antwoordcodes — die horen bij de onderzoeker, niet bij ons. De code G1 — Bestuur of directie staat gewoon in de zichtbare tekst. Maar wat die code waard is, en bij welk van de vijf domeinen hij meetelt, staat in de applicatie. In een waardetabel en een enum, in versiebeheer, met een commit-historie erbij.

Daarnaast ligt er een contract tussen die twee. Bij elke import controleert de applicatie of de antwoordcodes in het werkboek en de codes in de waardetabel elkaar precies dekken. Een code in het werkboek die de applicatie niet kent: import stopt. Een code in de tabel die uit het werkboek is verdwenen: import stopt. Geen waarschuwing in een log die niemand leest, maar een harde stop met een lijst van wat er niet klopt.

Het resultaat is dat een tekstronde in Excel de scoring niet meer kán verschuiven. De onderzoeker mag zijn vragen herschrijven zo vaak hij wil. Zodra hij per ongeluk aan de meetlat komt, merkt hij dat dezelfde dag in plaats van na het veldwerk.

Dit is wat we bedoelen als we zeggen dat maatwerk meer is dan schermen bouwen. De belangrijkste beslissing in dit project ging niet over de interface, maar over waar een stuk kennis hoort te wonen.

Zevenentwintig vragen, of veertien
De vragenlijst telt 27 vragen: vijf profielvragen, eenentwintig kernvragen en een slotvraag. Wie aangeeft dat zijn organisatie nog geen AI gebruikt, krijgt er veertien — dertien kernvragen vervallen dan, want je kunt niet vragen hoe iemand het risico van iets beheerst wat hij niet doet.

Eén routeregel, en die klinkt onschuldig. In de praktijk raakt hij bijna alles.

De voortgangsbalk moet kloppen: hij mag niet halverwege van zeventien stappen naar acht springen. De score moet kloppen: een domein waarvan alle vragen wegvallen mag niet als een nul meetellen, want een nul is een oordeel en "niet van toepassing" is dat niet. En als iemand terugloopt naar de profielvraag en zijn antwoord wijzigt, moet het pad opnieuw worden bepaald zonder dat de al gegeven antwoorden verdwijnen.

De wizard slaat daarom bij elke stap op, en een deelnemer kan later verdergaan waar hij gebleven was. Niet met een account — dat zou de anonimiteit breken — maar met een hervattingstoken dat aan de sessie hangt.

Anoniem is een architectuurkeuze, geen belofte
"Uw antwoorden worden anoniem verwerkt" is een zin die op elke onderzoekssite staat. Meestal betekent het dat er een kolom naam bestaat die men belooft niet te gebruiken.

Hier niet. Wie het onderzoeksrapport wil ontvangen, laat achteraf zijn e-mailadres achter. Die contactgegevens staan op een aparte databaseverbinding, met een eigen entity manager. De service die de onderzoeksexport maakt, krijgt uitsluitend de onderzoeksverbinding geïnjecteerd; de service die de contactexport maakt, uitsluitend de contactverbinding. Er is geen object in de applicatie dat allebei kan zien.

Dat is niet alleen zo opgeschreven, het wordt afgedwongen. Een test kijkt met reflectie naar de constructor van de exportservice en valt om zodra daar iets binnenkomt wat bij de andere database hoort. Ook als iemand dat over twee jaar per ongeluk doet, met de beste bedoelingen.

Het verschil is dat "anoniem" nu iets is wat je kunt aanwijzen in plaats van iets wat je moet geloven.

De uitkomst op het scherm, en dezelfde uitkomst op papier
Direct na de laatste vraag ziet een deelnemer zijn eigen resultaat: een score per domein, een samenvattend beeld en een toelichting op wat die getallen wel en niet zeggen. Die pagina is te downloaden als pdf, zodat hij mee kan naar een bestuursvergadering of auditcommissie.

Het scherm en de pdf delen dezelfde bouwstenen. Dat is met opzet: de pdf is een printversie van de pagina, geen tweede rapport dat zijn eigen leven gaat leiden. Wie de resultaatpagina aanpast, past de pdf mee aan — er is geen tweede plek die je kunt vergeten.

Het renderen zelf gebeurt niet in de applicatie maar bij een eigen renderdienst die we bij meer projecten gebruiken. De applicatie bouwt één zelfstandige HTML-string en stuurt die op. Dat "zelfstandig" is de crux: de browser die de pdf maakt, mag niets van buiten ophalen. Alle opmaak en het logo zitten in het bestand zelf. Een stylesheet die je normaal gesproken als verwijzing meestuurt, levert hier een pdf op die er kaal uitziet — en dat merk je pas bij het openen.

Toegankelijkheid stond in de acceptatiecriteria, niet op de wensenlijst
De doelgroep is bestuurders, toezichthouders en auditors. Een deel daarvan werkt met een schermlezer, een deel bedient alles met het toetsenbord, en een deel leest gewoon op een scherm dat te fel of te flets staat. Dat is geen randgeval, dat is een substantieel deel van de mensen van wie we een ingevulde vragenlijst willen.

Daarom is toegankelijkheid hier een acceptatiecriterium geweest en geen laatste sprint. Elke vraag is een fieldset met een legend, zodat een schermlezer bij elk antwoord nog weet bij welke vraag het hoort. Alles is met het toetsenbord te bedienen en de focusring is zichtbaar — inclusief de vraag welke kleur die ring krijgt, want het goud uit de huisstijl haalt op een lichte achtergrond niet genoeg contrast en heeft daar een donkere contour omheen nodig.

Diezelfde regel geldt door de hele interface: het goud uit de huisstijl wordt gebruikt als balk, rand en gekozen-staat, maar nooit als tekstkleur op wit. Een huisstijl is een kader, geen vrijbrief.

Wat er staat:
Een anonieme vragenlijst van 27 vragen met conditionele routing, een resultaatpagina die meteen een uitkomst geeft, een downloadbare pdf, een beheerdeel met export, en contactgegevens die technisch gescheiden zijn van de onderzoeksdata. Toegankelijk, responsive, en zonder buildpijplijn die over een jaar niet meer werkt.

Meedoen kan op benchmark.arcaas.nl.

Zelf iets dergelijks in gedachten?
Een onderzoek, een intake, een keuzehulp, een quickscan voor je klanten — het patroon is steeds hetzelfde: iemand vult iets in en krijgt er direct iets zinnigs voor terug. Dat is precies waar een maatwerk webapplicatie het verschil maakt met een formulierentool.

We bouwen dit soort applicaties vanuit Leiden, voor opdrachtgevers in Zuid-Holland en daarbuiten. Een idee doorspreken kan altijd — neem contact op voor een vrijblijvend gesprek van 30 minuten.