Personeelsplanning Software: Eenvoudig Werkroosters Maken met het De Valk Platform

Wie draait er morgen de avonddienst? Kan Lisa zaterdag inspringen? En zijn de uren van afgelopen week al goedgekeurd? In de horeca zijn dit dagelijkse vragen. Wisselende diensten, parttime medewerkers en drukke pieken maken personeelsplanning tot een van de grootste uitdagingen voor elk restaurant.

Bij Petit Restaurant de Valk in Leiden kennen ze dat probleem maar al te goed. Daarom is er een eigen personeelsplanning software ontwikkeld: een platform dat roosters, beschikbaarheid en urenregistratie samenbrengt op één plek. Geen eindeloze WhatsApp-groepen meer, geen Excel-sheets die niemand bijhoudt — gewoon overzicht.

Waarom Eigen Rooster Software voor een Restaurant?

Standaard rooster software sluit vaak niet goed aan bij de horeca. Diensten wisselen voortdurend, medewerkers hebben wisselende beschikbaarheid en je wilt snel kunnen schakelen. Het platform van Petit Restaurant de Valk is specifiek gebouwd om deze knelpunten op te lossen.

Het resultaat: een systeem waarmee je werkroosters maakt, bijhoudt wie wanneer kan werken en gewerkte uren registreert en goedkeurt — alles vanuit één centraal punt. Bruikbaar op desktop, tablet en telefoon.

Roosterbeheer: Snel en Overzichtelijk een Dienstrooster Maken

Een werkrooster maken moet geen puzzel zijn. Met het platform stel je in een paar klikken een dienstrooster samen. Diensten aanmaken met start- en eindtijden, medewerkers koppelen en klaar.

Wat biedt het roosterbeheer?

• Roosters aanmaken en bewerken — Maak nieuwe roosters aan of pas bestaande diensten eenvoudig aan.
• Visueel overzicht — Bekijk het volledige rooster in een kalenderweergave, zodat je in één oogopslag ziet wie wanneer werkt.
• Meerdere roosters — Werk met aparte roosters voor keuken, bediening of verschillende weken.
• Rolgebaseerde toegang — Managers maken en beheren roosters, medewerkers bekijken hun eigen planning.

Beschikbaarheid van Personeel Bijhouden

In de horeca werken veel medewerkers parttime of op oproepbasis. Dan is het cruciaal om te weten wie wanneer kan. Het platform laat medewerkers zelf hun beschikbaarheid doorgeven, zodat je altijd een actueel beeld hebt voordat je gaat plannen.

Hoe werkt het beschikbaarheidsbeheer?

• Medewerkers geven zelf aan wanneer ze kunnen werken — Geen eindeloze appjes of belrondes meer.
• Beschikbaarheidsverzoeken versturen — Stuur met één klik een verzoek naar het hele team of geselecteerde medewerkers om hun beschikbaarheid op te geven.
• Zoeken op datum — Wil je weten wie er komende zaterdag kan werken? Filter direct op datum en zie welke medewerkers beschikbaar zijn.

Zo plan je altijd op basis van actuele informatie en voorkom je dat je iemand inroostert die er niet kan zijn.

Urenregistratie en Goedkeuring

Naast het plannen van diensten is het bijhouden van gewerkte uren minstens zo belangrijk — zeker in de horeca, waar diensten vaak langer of korter uitvallen dan gepland. Met de ingebouwde urenregistratie registreren medewerkers hun uren, en keuren managers deze goed of af.

De voordelen van digitale urenregistratie

• Eenvoudig uren invoeren — Medewerkers vullen per dag hun start- en eindtijd in.
• Goedkeuringsworkflow — Ingediende uren krijgen de status In afwachting, Goedgekeurd of Afgewezen. Zo houd je grip op de urenverantwoording.
• Automatische notificatie — Medewerkers ontvangen een e-mail zodra hun uren zijn goedgekeurd of afgewezen. Geen gedoe achteraf.

PDF en Excel Exports

Soms heb je je rooster of urengegevens nodig buiten het platform — voor je administratie, de boekhouder of om uit te printen en op te hangen in de keuken. Het platform biedt handige exportmogelijkheden.

• PDF-export — Download een overzichtelijk dienstrooster als PDF, klaar om te printen of te delen.
• Excel-export — Exporteer gegevens naar Excel (XLSX) voor verdere verwerking of loonadministratie.
• Agenda-integratie — Exporteer diensten als iCal-bestand en importeer ze in Google Agenda, Outlook of Apple Kalender. Zo heeft elke medewerker zijn diensten in de eigen agenda.

Automatische E-mailnotificaties

In een druk restaurant wil je niet dat medewerkers zelf moeten checken of er iets is veranderd. Het platform stuurt automatisch e-mails bij belangrijke gebeurtenissen:

• Nieuwe dienst ingepland — Medewerker ontvangt direct bericht wanneer hij of zij is ingeroosterd.
• Roosterwijziging — Bij aanpassingen aan een dienst krijgt de betreffende medewerker een update.
• Dienst verwijderd — Ook bij het vervallen van een dienst wordt de medewerker geïnformeerd.
• Beschikbaarheidsverzoek — Medewerkers ontvangen een e-mail met het verzoek hun beschikbaarheid door te geven.
• Uren goedgekeurd of afgewezen — Directe terugkoppeling over ingediende uren.

Zo is iedereen altijd op de hoogte en voorkom je no-shows of misverstanden.

Mobiel-Vriendelijk: Rooster Checken Vanaf je Telefoon

Het platform is gebouwd als Progressive Web App (PWA). Dat betekent dat medewerkers het kunnen installeren op hun telefoon als een app — zonder download uit een appstore.

• Werkt op elk apparaat — Desktop, tablet en smartphone.
• Installeerbaar — Toevoegen aan je startscherm voor directe toegang.
• Offline ondersteuning — Dankzij slimme caching blijft het platform bruikbaar, ook bij een instabiele verbinding.

Medewerkers bekijken hun rooster onderweg, geven beschikbaarheid door vanuit huis en managers passen het werkrooster aan waar ze ook zijn.

De Voordelen op een Rij

• Alles op één plek — Roosters, beschikbaarheid, urenregistratie en communicatie in één systeem.
• Gebouwd voor de horeca — Geen overbodige functies, wel precies wat je nodig hebt voor een restaurant.
• Geen gedoe — Intuïtieve interface, direct bruikbaar zonder training.
• Rollen en rechten — Beheerders, managers en medewerkers hebben elk hun eigen toegangsniveau.
• Volledig Nederlands — Geen vertaalde software, maar gebouwd in en voor Nederland.
• Eigen huisstijl — Logo, kleuren en bedrijfsgegevens van het restaurant worden overgenomen in het platform.
• Veilig — Beveiligde inlogomgeving met wachtwoordherstel en rolgebaseerde toegangscontrole.

Over Petit Restaurant de Valk

Petit Restaurant de Valk is een gezellig restaurant in het hart van Leiden. Met een team dat draait op wisselende diensten was er behoefte aan een helder en betrouwbaar systeem voor personeelsplanning. Het platform dat hiervoor is ontwikkeld, neemt de onduidelijkheid weg over wie wanneer werkt — zodat het team zich kan richten op wat er echt toe doet: gasten een geweldige ervaring bieden.

Benieuwd hoe dit platform ook jouw horecazaak kan helpen? Neem contact op en ontdek de mogelijkheden.